差旅费用报销管控的六种方法

　　方法一：通过减少审批提高效率

　　多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是 “就高不就低”，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对于此类情况，财务部可以建立一张白名单或黑名单列表。如果发生销售员工和上级领导出差而提高住宿标准的情况，则自动归为白名单，不需审批则可批准。反之，如果销售的业务招待费超标，那么可以设为黑名单。通过对白名单和黑名单的定期调整，可以减少例外审批的数量。

　　方法二：通过大数据管理来降低支出

　　提前预定机票通常可获得较优惠折扣是众人皆知的常识，但企业因差旅单据数量过大而往往不了解最终拿到折扣在市场中所处水平。而通过在线差旅预定平台则可分析出某条航线一段时间的平均折扣率和中位票价并基于此来审核员工所预定机票的价格水平。同时，企业也可通过该方法对公司内部部门之间进行横向比较。例如维修部门机票价格可能较高，这通常缘于一旦客户提出要求则马上动身到客户公司抢修，不能做到及早预定。但是市场部和销售部的工作职责可能相近，如果发生市场部的平均折扣率是九折而销售部是七折，那么就可以询问对应部门为何存在如此差异，进而找出原因。通过不断调研和分析，就可对优秀做法进行推广，对不足地方加以改进，持续改进公司内部差旅政策。

　　方法三：利用合理性审查降低费用

　　正如本文开场所谈，控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。

　　方法四：利用金融服务降低资金成本

　　用商务卡的模式取代备用金可减少对公司的资金占用，缓解对资金流的压力。特别是企业雇佣非本地员工时，该类员工通常无法办理较高额度的信用卡，而相应员工又可能出现长时间出差而大幅垫付差旅款项影响该员工的正常生活的实际问题，这时通过公司统一办理商务卡则可获得较高授信额度继而解决上述问题。但商务卡所不可忽略的隐患是如发生员工恶意透支消费的情况时，公司需承担相应还款责任。据铂略财务培训了解，企业可与银行谈判免除还款责任，一般的操作程序为，应尽量提前一个月通知银行公司员工离职动向，实际离职时应书面通知银行，同时在员工离职之前公司也应摸清欠款情况并督促员工尽快还清欠款。

　　方法五：通过简要透明的差旅费政策来管控

　　一些公司行政层级较为复杂，甚至有多达十余个层级。为了满足各个行政层级的需要，就需对每个行政层级制定单独的差旅标准。而全国各个地区的经济发展水平不一，对每个地区制定标准本身已经较为繁琐，大量的标准制定工作将使得财务部不堪重负，而政策更新缓慢又可能导致不符合实际经济和物价发展情况造成员工抱怨较大。铂略建议行政层级较多的企业尽量简化差旅标准，将数个相近的行政层级归为同类标准、尽可能简化流程。

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