早于20世纪50、60年代，Argyr、Becker等学者就开始倡导全员参与预算。Caplan提出全员参与预算有两个主要优点：其一，有助于运营层经理们增强竞争意识和责任感;其二，由于运营经理们直接参与预算，他们将接受自己所设定的运作目标，而这将提高预算目标实现的可能性。

　　尽管全员参与预算优点显著，但在传统电子表格的单用户模式下，全员参与预算必然要求众多预算参与者通过会议、电话、文件等各种方式进行沟通，这将导致预算管理成本的大大增加。如Granfield大学在2001年的一份研究报告中写到：预算管理消耗了很多企业20%-30%的管理时间。Hackett咨询公司的研究数据也表明：年收入在10亿美元左右的企业，每年将有25，000人。天开展预算、计划及业务考评工作。

　　传统的电子表格形式本身比较适用于单用户对数据进行分析处理，然而单用户的模式恰恰妨碍了企业内部的沟通与交流，无法进行多用户、多视角的过程管理。因此，为了适应复杂的预算管理过程的要求，真正实现企业中的不同角色参与预算管理，并降低沟通成本，预算管理软件必须支持多用户应用模式。

　　在多用户的应用模式下，各用户在实现信息共享的同时，通过权限控制其对数据和信息的编辑与查阅。预算管理角色通常可以分为预算经理、管理员和分析员三个层次，不同角色对于系统的关注点和要求不同：

　　预算经理一般要求界面直观、数据输入简易而且易学性高;必须可以动态了解预算-实际比较报告，进行明细信息与综合信息之间的双向追溯。

　　管理员一般是部门经理或财务经理，需要了解哪些机构还没提交预算，最后一个版本有哪些变化，对重要的变化必须给予解释，并随机进行自上而下的分析，因此，管理员应该能够修改预算基础数据和预算模型。

　　分析员负责从多层级、多角度设计预算分析模型。这些模型一般都具有多个维度，需要从多维数据库中获取数据，软件需要深度构建模型的功能。由于分析员不是信息技术专家，因此要求软件对于模型构建的设计具有易学性和易用性。

　　三、预算构成与预算展现形式的分离

　　传统预算通常使用表格形式，如下表所示：

　　人力资源费用预算

　　表中空白单元格用于存储人力资源费用的预算数据。

　　以表为主体的预算体系具有简单直观的优点，但是无法适应企业对于预算信息的多样化需求。现代企业，为在愈来愈激烈的市场竞争具有快速反应能力，需要在基本的预算数据基础上，能够从不同期间、不同责任中心、不同地区、不同产品线等各角度查看预算的编制情况和执行信息，了解成本费用的控制情况，掌握销售业绩的进展情况。在传统的预算管理方式下，数据存储于Excel等电子表格中，每一个新的预算信息要求，都意味着需要重新设计表格，对每个单元格设计链接，这样的工作繁琐且容易出错。此外，一旦修改了基础预算表，则必须随之修改所有与该表有关的其他预算表、查询表及分析表。更为重要的是，以表格为主体的预算体系，无法适应新的信息技术的要求，无法实现预算数据与ERP系统中其他子系统的集成，即预算表格不适合数据库的数据存储方式。

　　为了与ERP系统的核算体系相互协调，为预算控制和分析的开展奠定基础，需要采用新的思路构建预算体系。在预算管理软件中，传统预算表格可以分解成两部分：预算体系的构成和预算体系的展现。预算表格只是预算体系的展现形式，而构成才是预算体系的核心。系统中定义了预算体系的构成后，意味着明确了通过系统可以获取哪些预算数据;至于采用哪种格式进行预算数据的展现，企业可以随时进行定义和调整。预算数据与表格的分离，不仅适应了信息技术的要求，而且为多层级、多角度进行预算的查询与分析创造了前提条件。

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